Los reportes de seguimiento muestran algunas mejoras, aunque existe un riesgo constante en las agencias de la ciudad

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DENVER – El trabajo de auditoría de seguimiento muestra que algunas agencias se han tomado las recomendaciones de mejora más en serio que otras, según tres nuevos reportes publicados este mes por el Auditor de Denver, Timothy M. O’Brien, Contador Público Certificado.

“Nuestro trabajo de auditoría es una gran herramienta para ayudar a las agencias a que trabajen aún mejor en nombre de nuestra comunidad”, dijo el Auditor O’Brien. “Cuando las agencias implementan nuestras recomendaciones, todos ganamos, pero cuando no las implementan, la gente de Denver pierde”.

Nuestra oficina realizó un seguimiento a las auditorías de las operaciones del Tribunal del Condado de Denver, a la gestión del dinero de la subvención de la Iniciativa de Seguridad del Área Urbana y a la construcción de guardia con un contratista de la ciudad.

El Tribunal del Condado de Denver no logró implementar dos de nuestras recomendaciones y solo implementó una tercera de manera parcial. Sin embargo, cinco recomendaciones de nuestra auditoría del 2019 se implementaron en su totalidad.

En 2019, nuestro equipo de auditoría encontró que había documentación incompleta en los expedientes y que se habían cerrado más de 4,000 expedientes por error. Encontramos varios expedientes en los que faltaba documentación sobre acciones clave en la sala de audiencias, incluida la suspensión de multas y sanciones, la cancelación y restablecimiento de una orden de protección y el reconocimiento de los acusados ​​de sus condiciones de libertad condicional.

Desde entonces, los funcionarios judiciales han mejorado las políticas y los procedimientos para la revisión trimestral de los expedientes y las revisiones de expedientes cerrados. Las nuevas políticas y procedimientos deberían ayudar a confirmar que los registros son completos y precisos.

Sin embargo, debido a que el tribunal todavía no realiza ni documenta revisiones de las transacciones individuales y de los depósitos realizados al final de turno, los cajeros podrían hacer un uso indebido de los depósitos o cometer errores sin que sean detectados.

Los administradores del tribunal tampoco crearon registros de auditoría para los sistemas clave. Estos registros podrían ayudar a identificar cambios no autorizados que, de otro modo, se pasarían por alto debido a la falta de separación de funciones. Al no crear ni revisar los registros de auditoría, el tribunal permanece expuesto a fraudes o errores. Los administradores del tribunal dijeron que planeaban implementar esta recomendación. Sin embargo, no pudieron darle prioridad este año debido a la pandemia del COVID-19. En su lugar, dijeron que tenían que priorizar otros proyectos de tecnologías de la información, como encontrar la manera de celebrar juicios virtuales.

“La pandemia ha interrumpido el trabajo en todo Denver”, dijo el Auditor O’Brien. “Aplaudo los esfuerzos del tribunal por innovar y espero que se esfuercen del mismo modo para evitar errores y un uso inapropiado en el futuro”.

Por otra parte, el Departamento de Transporte e Infraestructura implementó todas las recomendaciones de una evaluación que realizamos en el 2019 y que pedía mejoras en la competitividad de las licitaciones de contratos y en los controles en los costos de construcción.

En 2019, nuestra oficina trabajó con CliftonLarsonAllen LLP para completar un análisis de ámbito limitado, concretamente de un contrato de guardia que la ciudad tiene con Halcyon Construction Inc. El equipo descubrió que la ciudad necesitaba expandir la bolsa de contratistas de guardia para permitir crear un entorno más competitivo y oportunidades de trabajo para otros contratistas.

Cuando realizamos nuestro seguimiento, descubrimos que el departamento tomó medidas para mejorar el proceso. Para ello, aumentó la cantidad de pequeñas empresas que pueden participar en mini licitaciones. El departamento también actualizó el lenguaje en los contratos para proyectos de construcción de guardia y ahora realiza un seguimiento de la información para comparar las órdenes de cambio de cada proyecto con las órdenes de trabajo originales.

“Estos cambios son una buena noticia para Denver”, dijo el Auditor O’Brien. “La ciudad trabaja más para garantizar que más pequeñas empresas puedan participar en la licitación de proyectos de construcción de la ciudad. La ciudad también vigila más de cerca los costos de construcción y los cargos adicionales”.

Por último, otro reporte de seguimiento publicado este mes muestra que la Oficina de Manejo de Emergencias y Seguridad Nacional falló en casi todos los aspectos para mejorar la contabilidad y los reportes sobre una subvención del estado.

En 2019, nuestro equipo de auditoría encontró que podría haber riesgo de cometer errores en las hojas de cálculo, fallos en el uso efectivo del sistema de contabilidad de los registros de la ciudad y una falta de políticas y procedimientos integrales que prevengan la pérdida de conocimiento institucional en caso de rotación de personal clave. Aunque anteriormente la oficina no estuvo de acuerdo con algunas de nuestras recomendaciones, los funcionarios dijeron que esperaban completar las otras recomendaciones para enero o febrero de este año.

Cuando realizamos el seguimiento, descubrimos que la oficina sí mejoró la puntualidad en la presentación de reportes al estado. Sin embargo, la oficina corre el riesgo de introducir errores en sus cálculos y en el ingreso de datos. La oficina también carece de una contabilidad adecuada de los activos y los costos de instalaciones. Los registros deben reflejar con precisión los depositarios de los activos, las localizaciones, los números de identificación y los valores.

“Realizar un seguimiento y una contabilidad de los activos de forma correcta es una medida fundamental para la rendición de cuentas”, dijo el Auditor O’Brien. “No creo que estas recomendaciones generaran grandes desafíos y me decepciona que aún no se hayan implementado. A estas alturas ya deberían de haberse completado”.

Tribunales del Condado de Denver: lea el reporte de seguimiento
Tribunales del Condado de Denver: lea la auditoría
Contrato de Construcción con Halcyon On-Call: lea el reporte de seguimiento
Contrato de Construcción con Halcyon On-Call: lea el examen
Iniciativa de Seguridad en Áreas urbanas: lea el reporte de seguimiento
Iniciativa de Seguridad en Áreas urbanas: lea la auditoría

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