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DENVER – El acuerdo que mantiene el Denver Art Museum con la ciudad no es claro y carece de documentación sobre qué entidad es propietaria de qué y sobre cuáles son las responsabilidades de cada entidad, según un nuevo reporte de auditoría del Auditor de Denver Timothy M. O’Brien, Contador Público Certificado. El museo también necesita fortalecer la forma en que maneja la planificación del inventario y su junta directiva podría representar mejor la diversidad de las comunidades a las que sirve.

“La ciudad necesita saber qué es lo que posee y de qué es responsable, en caso de que algo salga mal o necesite ser reparado en el futuro”, dijo el Auditor O’Brien. “La ciudad y el museo han pospuesto un nuevo acuerdo durante bastante tiempo. Necesitamos una comprensión clara de las responsabilidades ahora, antes de una posible disputa que podría llevar el dinero de los contribuyentes a una costosa batalla legal “.

La Oficina del Alcalde y el Denver Art Museum no aceptaron actualizar su acuerdo. Los funcionarios de ambas entidades dijeron que creen que pueden abordar las brechas identificadas en nuestro reporte de otras maneras. Sin embargo, sin un acuerdo claro, singular y global, la ciudad y el museo pueden estar en desacuerdo sobre qué entidad debe pagar las costosas reparaciones del edificio o el seguro o sobre cómo se pueden utilizar las ganancias procedentes de una venta de arte.

“Una clara comprensión legal de los derechos y responsabilidades es la base para que cualquier organización tenga una buena relación con la ciudad”, dijo el Auditor O’Brien. “Aclarar esto ahora debería fortalecer la relación, que tanto la ciudad como el museo valoran, y mantenerla para el futuro”.

Los funcionarios de la ciudad y del museo dijeron que tienen, según creen ellos, una relación de beneficio mutuo. Sin embargo, la Alianza Estadounidense de Museos, que acredita al Denver Art Museum, alienta a que haya acuerdos claros para los modelos de gobernanza conjunta con el fin de garantizar la estabilidad del acuerdo.

La relación de la ciudad con el museo se remonta a un acuerdo de 1932, que inicialmente formalizó algunas responsabilidades entre ambas entidades.

Cuando comenzó el primer acuerdo, el museo de arte dependía más de la ciudad desde el punto de vista financiero, pues la ciudad cubría todos sus costos operativos. Además, la ciudad figuraba como propietaria de 1 millón de dólares en arte y fondos para fines artísticos en el acuerdo de 1942. El museo de arte figuraba como propietario de 200,000 dólares en arte en ese momento. Hoy en día, el museo de arte mantiene más de 7,000 obras de arte y depende más de las donaciones privadas y otras de fuentes de financiación para apoyar sus operaciones. Durante décadas, otros numerosos acuerdos con la ciudad, con distintos grados de detalle, han enturbiado las responsabilidades formales tanto de la ciudad como las del museo y los activos que cada uno posee.

El museo recibe fondos de la ciudad todos los años para apoyar las operaciones y para el mantenimiento de sus galerías y edificios. En 2017, la ciudad donó 2.6 millones de dólares al museo. En 2018 y 2019, la ciudad donó más de 20 millones de dólares cada año, que incluían fondos de bonos para proyectos de construcción. La ciudad también ofrece cobertura de seguro para el arte del museo y los edificios.

Creemos que es mejor para la ciudad y el museo aclarar las responsabilidades de cada parte y la propiedad del arte y los edificios. Un nuevo acuerdo operativo más claro ayudaría a evitar discrepancias durante las recesiones económicas, cuando los presupuestos son ajustados, como en la recesión a la que ahora nos enfrentamos debido a la pandemia.

Por ejemplo, después de la recesión de 2008, Detroit quería vender algunas obras de arte del Instituto de Artes de Detroit para cubrir su déficit presupuestario. El instituto tuvo que recaudar suficiente dinero para pagar a la ciudad la transferencia de propiedad de las obras de arte a la organización sin fines de lucro para así evitar perderlas.

“Nadie quiere empezar a vender las colecciones del Denver Art Museum”, dijo el Auditor O’Brien. “Sin embargo, de vez en cuando, el museo de arte vende piezas de arte y la propiedad de esos objetos debe ser clara y debe estar bien documentada para garantizar que las ventas se hagan de manera adecuada”.

La capacidad del equipo de auditoría para evaluar a fondo en qué medida la ciudad está debidamente informada es limitada porque los funcionarios del museo se negaron a proporcionar una copia digital completa de la base de datos de gestión de colecciones del museo y porque la documentación sobre la propiedad de los activos entre la ciudad y el museo es vaga e incompleta.

“Mi oficina cuenta con salvaguardas y protocolos para trabajar con datos confidenciales o protegidos”, dijo el Auditor O’Brien. “Quiero que pensar que el museo de arte está monitoreando el inventario de arte correctamente. Sin embargo, como auditores, debemos poder realizar las comprobaciones necesarias”.

Durante la auditoría, nuestro equipo encontró dos obras de arte que se registraron en el sistema del museo de arte como obras pertenecientes a la ciudad y que aparecían como vendidas. De las dos obras de arte que aún se encuentran en el museo y están registradas como propiedad de la ciudad, una fue originalmente catalogada como “abandonada” pero la marcaron como préstamo de la ciudad a largo plazo después de nuestras indagaciones. También parece que otras obras de arte podrían pertenecer a la ciudad, pero no figuran como tales en los registros del museo de arte, en los registros de la ciudad o en los reportes financieros obligatorios.

Si bien nuestro reporte no identifica la propiedad legal correcta de los activos, la ciudad y el museo deben aclarar cuáles son los derechos, las relaciones y la propiedad de todos los activos en el museo en un acuerdo operativo actualizado.

Mientras tanto, la Oficina del Alcalde y el Denver Art Museum acordaron reconciliar todos los activos usados ​​o almacenados en el museo que son propiedad de la ciudad. Además, cada entidad acordó que se establezca una representación de la ciudad en el patronato directivo. También recomendamos asignar a una agencia de la ciudad para que responsabilice de gestionar el acuerdo operativo en nombre de la ciudad y que un empleado de la ciudad sea responsable de verificar el inventario que es propiedad de la ciudad.

En la primera auditoría de la ciudad del Denver Art Museum, nuestro equipo también descubrió que los líderes de la ciudad deben garantizar una mejor supervisión del museo. Comparamos el acuerdo entre ciudad y el museo de arte con los acuerdos que la ciudad mantiene con otras dos instalaciones culturales locales, el Zoológico de Denver y el Jardín Botánico de Denver. El equipo de auditoría descubrió que faltaban varios elementos clave.

Con respecto al patronato del museo, el equipo de auditoría descubrió que el museo necesita actualizar su estrategia de gobernanza. Esto incluye asegurar que los miembros del patronato reciban formación financiera, así como mejorar las prácticas de contratación para garantizar que la diversidad de los miembros del patronato refleje a las comunidades a las que sirven.

Concretamente, el patronato tiene un porcentaje menor de mujeres y de personas latinas que la composición demográfica del área metropolitana de Denver. Según nuestro análisis, las mujeres deberían ocupar de tres a cuatro puestos más en el patronato de los que ocupan actualmente. Debería haber varias personas latinas que ocuparan de dos a seis puestos más. Y uno o dos puestos más deberían asignarse a personas que pertenecen a otras razas y etnias. Además, observamos que los funcionarios del patronato y el comité encargado del reclutamiento son todos blancos y en su mayoría hombres.

Esta representación limitada significa que habrá debilidades entre los miembros del patronato. Sin miembros de diversos grupos que ayuden a tomar decisiones, las juntas con una representación limitada no pueden tomar las mejores decisiones sobre cómo servir a diversos públicos. Los miembros del patronato ya han identificado la diversidad como un área que mejorar en sus objetivos.

“Estamos trabajando para evaluar a cada agencia u organización que auditamos a través de la lente de la equidad”, dijo el Auditor O’Brien. “Creo que el Patronato del Denver Art Museum quiere mejorar su diversidad y espero que el análisis que hizo mi equipo ayude a los miembros y a los reclutadores a establecer objetivos y a avanzar en una dirección más inclusiva”.

El Denver Art Museum también necesita mejorar su política de gestión de colecciones y las directivas de inventario para incluir los pasos para investigar y reportar los objetos perdidos. Aunque no es poco común que algunos objetos de los museos se cataloguen como “perdidos”, los procedimientos completamente documentados pueden garantizar que el personal complete investigaciones consistentes y rápidas sobre los objetos perdidos. La investigación rápida es clave porque identificar la causa se vuelve más difícil a medida que pasa el tiempo.

Las limitaciones que encontramos para acceder a reportes completos de la base de datos del inventario de arte y las demoras en proporcionar algunos reportes nos impidieron realizar un muestreo basado en riesgos del inventario y analizar el valor total en dólares de los artículos marcados como “perdidos”. El museo se negó a proporcionar esta base de datos citando sus responsabilidades fiduciarias, legales y profesionales.

El equipo de auditoría hizo varias recomendaciones más para fomentar la contabilidad adecuada de los activos, fortalecer la planificación y las prácticas de inventario, respaldar la seguridad de la obra de arte y ayudar al museo a prepararse y a responder ante emergencias.

Lea el reporte de auditoría

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